Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Militime est une application de suivi du temps et de facturation exploitée par Milistack (« Militime », « nous »), établie dans la Province of Quebec, Canada. La présente politique s'applique au site marketing Militime et à l'application Militime. Notre adresse enregistrée est Montreal, Quebec, Canada.

La présente politique vise les renseignements personnels que nous contrôlons — par exemple, les renseignements de nos titulaires de compte et des visiteurs du site Web. Lorsque vous utilisez Militime pour stocker des renseignements concernant vos propres clients, employés et contacts, vous êtes la personne responsable de ces renseignements et nous agissons pour votre compte à titre de fournisseur de services; notre traitement de ces renseignements est régi par nos Conditions d'utilisation.

2. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels (notre « responsable de la protection des renseignements personnels »). Vous pouvez la joindre pour toute question, demande ou plainte :

• Privacy Officer, responsable de la protection des renseignements personnels
• Courriel : privacy@militime.ai
• Courrier : Montreal, Quebec, Canada

3. Quels renseignements personnels nous collectons

Nous ne collectons que ce qui est nécessaire pour fournir et améliorer le service :

• Renseignements de compte — votre nom, votre adresse courriel, votre espace de travail et votre rôle, votre préférence linguistique et vos données d'authentification (nous prenons en charge les liens magiques/codes à usage unique ainsi que la connexion avec Google ou Slack).
• Contenu que vous créez dans l'espace de travail — entrées de temps, projets, clients, tarifs, factures et notes connexes. Cela peut comprendre des renseignements personnels concernant des tiers que vous choisissez de saisir.
• Renseignements de facturation — votre abonnement, votre nombre de sièges et vos factures. Les paiements par carte sont traités par notre fournisseur de paiement (Stripe); nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Données d'utilisation et techniques — données de journalisation, type d'appareil et de navigateur, localisation approximative déduite de l'adresse IP et données analytiques sur le produit nécessaires pour assurer la sécurité et la fiabilité du service.
• Communications — les messages que vous nous envoyez (p. ex. au soutien).

4. Pourquoi nous les collectons, et votre consentement

Nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

Nous nous appuyons sur votre consentement et sur la nécessité du traitement pour vous fournir un service que vous avez demandé. Lorsque le consentement est requis, nous le demandons en termes clairs et simples, distinctement de tout autre renseignement, et vous pouvez le retirer à tout moment (voir « Vos droits »). Le retrait de votre consentement peut signifier que nous ne pouvons plus fournir une partie ou la totalité du service.

• pour créer et exploiter votre compte et votre espace de travail;
• pour fournir les fonctionnalités de suivi, de facturation, d'établissement de factures et de production de rapports;
• pour traiter les paiements et gérer votre abonnement;
• pour offrir du soutien et répondre à vos demandes;
• pour sécuriser le service, prévenir la fraude et les abus, et corriger les problèmes;
• pour envoyer des communications relatives au service et, lorsque vous y avez consenti, des communications occasionnelles sur le produit; et
• pour respecter nos obligations légales et comptables.

5. Confidentialité par défaut

Comme l'exige la Loi 25, tout paramètre du produit qui collecte ou communique des renseignements personnels est réglé au plus haut niveau de confidentialité par défaut, sans aucune action requise de votre part. Nous n'utilisons pas de technologies d'identification permettant de vous profiler ou de vous localiser sans d'abord vous en informer et vous offrir un choix.

6. Fournisseurs de services et lieux de traitement des données

Nous communiquons des renseignements personnels à un petit nombre de fournisseurs de services évalués, strictement pour exploiter Militime, en vertu de contrats qui les obligent à les protéger et à les utiliser uniquement selon nos instructions :

• Supabase — base de données, authentification et stockage;
• Stripe — traitement des paiements et facturation des abonnements;
• Vercel — hébergement de l'application et diffusion de contenu;
• Anthropic, par l'intermédiaire du Vercel AI Gateway — génération de résumés par IA facultatifs (vos requêtes ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles);
• Notre fournisseur de courriel — codes de connexion et courriels relatifs au service.

Certains de ces fournisseurs peuvent stocker ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada (par exemple, aux États-Unis ou dans l'Union européenne). Avant un tel transfert, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi 25, et nous mettons en place les mesures contractuelles et techniques appropriées afin que vos renseignements bénéficient d'un niveau de protection équivalent. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les communiquons pas à des fins de gain commercial pour autrui.

7. Traitement automatisé et IA

Militime ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière importante uniquement sur la base d'un traitement automatisé de vos renseignements personnels. Nos fonctionnalités d'IA facultatives génèrent des résumés en langage clair de votre propre temps suivi afin de vous aider; ils sont consultatifs, peuvent comporter des inexactitudes et demeurent sous votre contrôle. Si nous introduisons un jour une prise de décision automatisée, nous vous en informerons et vous offrirons le droit à une révision humaine, comme l'exige la Loi 25.

8. Combien de temps nous les conservons

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins énoncées ci-dessus ou comme l'exige la loi (par exemple, les règles fiscales et comptables relatives aux factures). Lorsque vous supprimez du contenu ou fermez votre compte, nous supprimons ou anonymisons les renseignements personnels associés dans un délai raisonnable, sauf lorsque leur conservation est exigée par la loi. Vous pouvez exporter les données de votre espace de travail avant la suppression.

9. Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement en transit, des contrôles d'accès, des pratiques de moindre privilège et la journalisation. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sécuritaire, mais nous travaillons continuellement à protéger vos renseignements.

10. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident touchant vos renseignements personnels survient et présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, nous en aviserons rapidement la Commission d'accès à l'information (CAI) ainsi que les personnes concernées, et nous prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et éviter que de tels incidents ne se reproduisent, comme l'exige la Loi 25.

11. Vos droits

Sous réserve du droit applicable, vous avez le droit de :

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse privacy@militime.ai. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la CAI (cai.gouv.qc.ca).

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• Rectifier les renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• Retirer votre consentement ou demander la suppression de vos renseignements personnels;
• Portabilité — recevoir les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Désindexation — dans certaines circonstances, demander que des renseignements soient déréférencés ou que leur diffusion cesse; et
• être informé de la manière dont nous traitons vos renseignements.

12. Témoins et technologies similaires

Nous utilisons des témoins strictement nécessaires pour vous garder connecté et assurer la sécurité du service, ainsi qu'une quantité minimale de données analytiques respectueuses de la vie privée pour comprendre et améliorer le site. Nous n'utilisons pas de traceurs publicitaires. Lorsqu'un témoin n'est pas strictement nécessaire, nous vous demandons votre consentement au moyen de notre bandeau de témoins, et vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment à l'aide du lien « Préférences de témoins » dans le pied de page du site Web.

13. Enfants

Militime est un outil professionnel qui ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès de toute personne de moins de 14 ans sans le consentement parental. Si vous croyez qu'un enfant nous a fourni des renseignements, communiquez avec nous et nous les supprimerons.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettrons à jour la date de « dernière mise à jour » et, le cas échéant, vous en informerons. Votre utilisation continue de Militime après une mise à jour signifie que vous acceptez la politique révisée.

15. Comment nous joindre

Les questions, demandes ou plaintes concernant la confidentialité peuvent être adressées à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse privacy@militime.ai ou par courrier à Milistack, Montreal, Quebec, Canada. Pour le soutien général, écrivez à support@militime.ai.